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Cómo usar los filtros de GMail y dejar de ser esclavo de tu e-mail

Ahora que estoy profundizando en el apasionante mundo de las automatizaciones (Zapier, Make y demás están blowing my mind), he aprovechado para renovar mi cariño por los filtros de GMail.

Me tomo unos minutillos para dedicarles este post, por si hay alguien en la sala que aún no disfrute de su potencial.

«Me llamo Manuel y soy esclavo de mi e-mail»

Queridx amigx, sé cómo te sientes. Das el e-mail como quien da dos besos en una boda, y luego pasa lo que pasa: que se te amontonan los mails que te importan con los que no.

Todos hemos padecido ese ladrón de tiempo, y tiene solución.

Si sigues mis pasos, te ayudo a terminar con la pesadilla de la bandeja de entrada que nunca se acaba.

Paso 1: Reconocerlo

Como en cualquier problema que queramos solucionar, el primer paso es reconocerlo. Abre tu correo y mira la bandeja de entrada. Sé consciente del volumen de e-mails que tienes, muchos de ellos pendientes de abrir o de archivar. Posiblemente, tengas más de uno de listas de distribución a los que un día te suscribiste, notificaciones de Facebook, Linkedin, spam, correos de publicidad que no abres, pdf’s que te envían y que nunca tienes tiempo de abrir… ¿Te suena todo esto?

Paso 2: Planificar

Coge un papel y un boli y haz un boceto con las categorías en las que te gustaría tener clasificado tu correo. Puedes añadir subcategorías.

Paso 3: Ejecutar

Una vez tengas tu propio esquema de clasificación claro, es el momento de comenzar con los filtros*.

1) En la parte superior de la bandeja de entrada, accede a la opción Crear un filtro.

2) Marca las características comunes que tendrán los e-mails que quieres asignar a una determinada categoría. Por ejemplo, todos los que provengan del remitente jefe@miempresa.com, o todos aquellos en los que en el asunto ponga “Newsletter”, o “Facebook”. Pasa a la siguiente pantalla.

3) Indica aquí qué acciones quieres que se ejecuten con todos los mensajes que cumplan esa característica, por ejemplo: “Archivar en Redes Sociales/Facebook” y  “Omitir de Recibidos” (te lo archiva directamente en su carpeta en lugar de aparecerte en la Bandeja de Entrada). O “Marcar como importante” y “Etiquetar como Trabajo/Importantes”.

GMail archivará bajo ese mismo criterio todos los correos que te vayan entrando, ofreciéndote además la posibilidad de aplicarlo a los que ya tenías, con lo que puedes clasificar fácilmente todo el correo anterior que desees conservar.

Paso 4: Perfeccionar y disfrutar

Esto mismo, deberás hacerlo con las categorías y subcategorías que desees y las nuevas que quieras ir incorporando. Con el uso irás perfilando mejor qué tipo de acciones te convienen más, con lo que ganarás agilidad a la hora de gestionar tu correo electrónico. Pronto empezarás a ver resultados, y notarás el placer de tener cada cosa en su sitio y saber rápidamente distinguir dónde debe centrarse tu atención, sin dejar que los correos basura te despisten.

Además, es importante que trates de mantener una adecuada higiene en el correo, esto es, plantéate seriamente si necesitas tener activadas todas las notificaciones de redes sociales que generalmente sólo sirven para entorpecer, o si nunca abres un boletín al que en su día te suscribiste, quizás sea el momento de borrarte.

Incluso si en la carpeta “Chorradas varias” te das cuenta que tienes más de 50 por abrir acumulados desde hace tiempo, puede que lo mejor sea borrarla por completo tranquilamente y acabar con el problema de un plumazo. El mundo seguirá girando, no te preocupes. Seguro que se te ocurren mejores formas de invertir tu tiempo, y tu salud mental te lo agradecerá.

¿Te imaginas tener un correo clasificado y la bandeja de entrada limpia? ¡Ánimo!