Cómo gestionar tu agenda con Google Calendar

Si te faltan horas en el día para hacer todo lo que quieres, quizás sea el momento de empezar a revisar tu sistema de organización. Si no sabes de qué estamos hablando, pero te gustaría no tener que ir todo el día sintiendo que no llegas a todo, es el momento de que hablemos sobre cómo gestionar tu tiempo con Google Calendar.

Seguro que a lo largo del día te surgen infinidad de tareas, de citas o compromisos que tienes que coordinar. Incluso algunos puede que sean a una o varias semanas vista, y corres el riesgo de posponer y olvidar, o de acabar solapando eventos. Como dicen las madres, hay un truco infalible para recordar algo: apuntarlo. Pero hay mucha gente reacia a tener agenda, sobretodo porque se niegan a ir todo el día cargando con ella, o aunque la tengas ¿qué pasa  si te la has dejado  en casa? O ¿si estás de viaje y no la llevas encima? ¿Y si estás planificando un evento con varios amigos o compañeros de trabajo y tenéis que poneros de acuerdo para encajar la disponibilidad de todos? Google tiene la solución a todos estos inconvenientes: Google Calendar.

Google Calendar es un sistema de agenda online que nos permite organizar de forma muy visual nuestros eventos y tareas en un espacio sencillo, accesible, con posibilidades de ser compartido con nuestros contactos, y sincronizable con nuestros dispositivos móviles. Es una aplicación gratuita, y de uso muy intuitivo, por lo que te invitamos a que al menos lo pruebes y valores lo que puede aportarte.

Para comenzar a utilizarlo, simplemente tienes que acceder con tu usuario y clave de Gmail, y ¡a organizarte se ha dicho!

En principio te recomendamos que uses un único calendario hasta que te familiarices con el funcionamiento, y una vez lo hayas utilizado un poco, podrás crearte diferentes calendarios, según tus actividades. Por ejemplo, puedes utilizar un calendario para programar los partidos de tu equipo de fútbol, otro para planificar tus viajes, otro con tu agenda laboral, otro para anotar los cumpleaños de tus contactos, etc.

¿Cuál es la utilidad de crear varios calendarios? Aparte de tener la información más accesible y organizada, como Google Calendar te permite compartir tus calendarios con quien tú decidas, e incluso hacerlos públicos, si tienes la información bien clasificada podrás mostrar sólo la que desees,  conservando el resto como privada. De cara a la organización de eventos, el poder enviar invitaciones a quien tú decidas y que puedan confirmar su asistencia directamente, supone una ventaja  muy interesante respecto a otros sistemas.

Además, desde cualquier dispositivo tendrás accesible toda esta información, y podrás modificarla o agregar eventos o tareas nuevas con total libertad, pudiendo además mantenerlo sincronizado con otras aplicaciones como Microsoft Outlook o Apple iCal.

Desde el programa puedes visualizar la información por semanas, por días, por meses, o a modo de listado, y mandarlo a imprimir directamente, si quieres tenerlo en papel. Además los colores te ayudarán a identificar fácilmente los datos según tu conveniencia, y cuentas con un sistema de alertas en el que puedes configurar que se te envíen recordatorios en función de tus indicaciones. Dispones asimismo de un listado de tareas, en el que fácilmente puedes añadir cosas a realizar, por ejemplo compras o llamadas telefónicas, y tacharlo según lo vayas cumpliendo. Si señalas un plazo de vencimiento de estas tareas, te aparecerán también coordinadas con los eventos del resto de calendarios.

Seguro que si visualizas de forma organizada en la pantalla todo lo que quieres hacer y sus plazos, podrás priorizar mejor las tareas a desarrollar en cada momento, serás más consciente de la manera en que utilizas tu tiempo y optimizarás las horas que dedicas a cada actividad.

¿Te animas a ser dueño de tu tiempo?